Ефективна комунікація: корпоративні месенджери чи електронна пошта?
Чи можете ви уявити робочий процес без електронної пошти? Ви не єдині, хто не може: десятиліттями електронна пошта була невід’ємною частиною корпоративного спілкування. Попри те, що з часу надсилання першого електронного листа в 70-х роках з’явилося декілька інших онлайн-сервісів для спілкування, багато досліджень показали, що електронна пошта все ще є найбільш використовуваним каналом комунікації. Тож чому його слід замінити чи доповнити месенджерами?
Текстові повідомлення з більшою ймовірністю будуть прочитані
Немає нічого незвичайного в тому, що у поштовій скриньці на нас чекає незліченна кількість непрочитаних електронних листів, тоді як нові повідомлення в смартфоні навпаки рідко залишаються непрочитаними протягом тривалого часу. Згідно з дослідженням компанії Gartner, відсоток прочитання становить 98% для текстових повідомлень і 20% для електронних листів. Що стосується відсотка відповідей, тут статистика подібна: отримують відповідь 45% всіх текстових повідомлень, та лише 6% електронних листів. Через щоденний потік електронних листів легко пропустити важливу інформацію. Коротко кажучи, за допомогою текстових повідомлень ви дістанетеся до одержувачів швидше, а інформація з більшою ймовірністю буде прочитана, ніж при відправці електронною поштою.
Недостатній захист для обміну конфіденційною інформацією
За замовчуванням обмін електронними листами між відправником та отримувачем не є наскрізно зашифрованим. Це означає, що електронні листи потенційно можуть бути перехоплені, прочитані та навіть сфальсифіковані – значний ризик для компаній, особливо коли передаються конфіденційні бізнес-дані. Бізнес-месенджер Threema Work наскрізно шифрує не лише текстові повідомлення, а й дзвінки та файли, щоб гарантувати, що конфіденційна інформація не потрапить до рук третіх осіб.
Ще одним ризиком для компаній є кібератаки через електронну пошту: Згідно з дослідженням Verizon, електронна пошта використовується у 96% усіх фішинґових атак. За допомогою шкідливих посилань і підроблених вебсайтів зловмисники намагаються отримати логіни та інші конфіденційні дані. Threema Work значно зменшує або повністю усуває цей ризик: адміністратори можуть заздалегідь визначити, що співробітникам дозволено контактувати лише з членами компанії або обраними зовнішніми сторонами. Рівень верифікації додатково вказує, чи є партнер по чату внутрішнім або зовнішнім контактом, що забезпечує ефективний захист від фішинґу.
Месенджери утверджуються у приватній сфері
Майже кожен має на своєму смартфоні хоча б один додаток для обміну миттєвими повідомленнями, щоб спілкуватися з друзями та членами сім’ї. Обмінюватися інформацією в чаті легко і зручно, і тому багато людей, окрім електронної пошти, також використовують свої приватні чати для ділових цілей. Однак звичайні сервіси обміну повідомленнями не відповідають чинним правилам захисту даних, таким як GDPR, що може призвести до фінансових наслідків для компанії. Рішення – спеціальний месенджер для робочих питань: користувачі вже знайомі з інструментом, а вимоги до безпечної корпоративної комунікації виконані.
Легкодоступне спілкування
Надіслати повідомлення електронною поштою на комп’ютері – просте завдання. Однак на смартфоні з поштовими клієнтами не так легко працювати, а HTML-листи та довготривалі ланцюжки повідомлень можуть швидко перетворитися на занадто громіздкі бесіди. Хоча вкладення в електронних листах часто перевищують обмеження за розміром, надсилати великі файли та документи через Threema Work не становить жодних проблем. Завдяки вебклієнту / десктопному додатку їх також можна відкрити на комп’ютері. Якщо викладення ідеї або думки займає занадто багато часу, ідеальною альтернативою стануть голосові повідомлення або дзвінок. А оскільки додаток встановлюється на смартфон, з мобільними колегами можна зв’язатися так само легко, як і з тими, хто працює в офісі.
Попри недостатню безпеку і недостатню ефективність, електронна пошта відіграє (і буде відігравати) важливу і незамінну роль у корпоративній комунікації. Однак для безпечного обміну діловими даними, більшої гнучкості та швидшої комунікації варто впровадити спеціальний бізнес-месенджер, такий як Threema Work.
Дізнатися більше про рішення Threema
Компанія iIT Distribution є ексклюзивним VAD-дистриб’ютором рішень Threema. Наші експерти забезпечать повну професійну підтримку у впровадженні застосунку Threema Work та інших рішень вендора.
